Ablage will gelernt sein

Ablage - ein Thema, das keines ist?

 

„Das bisschen Ablage, das macht meine Frau so nebenbei mit.“ - „Das macht eine Studentin für uns.“ - „Wir haben eine 450 € Kraft, die kommt ein paar Stunden und macht die Ablage.“

 

Diese Argumente höre ich als professioneller Büroservice sehr oft und dahinter verbirgt sich natürlich die Annahme, dass Ablage nur ein „notwendiges Übel“ ist, das keinen so richtig interessiert, das aber erledigt werden muss.

 

Ablage kostet Geld!

 

Spätestens wenn Rechnungen nicht bezahlt werden, Unterlagen langwierig gesucht werden müssen, keiner Bescheid weiß, wenn die „Ablagekraft“ nicht vor Ort ist oder - im schlimmsten Fall - wichtige Unterlagen verloren gehen, wird das „notwendige Übel“ richtig unangenehm und geht ins Geld!

 

Steuerberater klagen da schon mal über ihre Mandanten und wünschen sich jemand, der die Unterlagen in Ordnung bringt, bevor sie beim Steuerberater- manchmal sogar lose in Kisten oder Kartons! - abgegeben werden. Keine Frage - Steuerberater ordnen die Unterlagen. Sie müssen ja in irgendeiner Form einen Abschluss für Sie als Mandant erstellen. Jeder von uns weiß über die Kostensätze von Steuerberatern. Auch hier ist bares Geld zu sparen, wenn die Unterlagen sortiert und nach Anforderungen des Steuerberaters übergeben werden.

 

Handwerk hat goldenen Boden - aber nur mit ordentlichem Dokumentenmanagement

 

Insbesondere Handwerker, die - meines Erachtens vollkommen zu Recht, da es nicht zu ihren Kernkompetenzen gehört - keinen Kopf für die Verwaltung von Dokumenten oder den Aufbau einer schlanken und einfachen Struktur haben, zählen hier oft zu den Verlierern des Ablagekampfes.

Ein Beispiel aus der Praxis:

In einem Mietshaus muss in einer 90 qm Wohnung das Bad neu gemacht werden. Fließenleger und Installateur rücken nach Absprache der Einzelheiten an und legen los. Nach Beendigung der Arbeiten sieht das Bad prima aus, die Arbeiten wurden sauber und zur Zufriedenheit des Vermieters durchgeführt. Jetzt wartet der Vermieter auf seine Rechnungen. Und die kommen und kommen nicht. Zwei Mal telefoniert er den Handwerkern hinterher, dann legt er den Vorgang zur Seite und wartet, bis nach einem halben Jahr die Rechnungen per Post kommen. Dass die beiden Handwerksbetriebe dies nicht lange durchhalten, ist uns wohl allen klar. Die Vorfinanzierung des eingesetzten Materials, der Arbeitslohn und die Zinsen fressen den kalkulierten Gewinn auf.

 

Und das ist kein Einzelfall! Es gibt Handwerksbetriebe (mit 15 Angestellten!), die Rechnungen nach einem Jahr noch nicht gestellt haben!!! Das Geld bezahlt der Kunde (und damit auch das Gehalt für die Angestellten), aber nur, wenn er eine Rechnung dazu hat. Hier „tötet“ ineffizientes Arbeiten über kurz oder lang das Unternehmen!

 

Dabei ist es so einfach Strukturen zu schaffen, die den bürokratischen Aufwand extrem reduzieren. Jürgen Kurz, Autor, Entwickler von Büro-Kaizen® und Geschäftsführer der tempus. GmbH, geht sogar so weit, dass er jährlich eine Effizienzsteigerung von 20% im Unternehmen durch prozessoptimierte Vorgänge verspricht.

 

Wie geht Ablage?

 

Ablage - das lernt man nicht auf der Schule wie kaufmännisches Rechnen oder Kalkulation. Ablage ist bei den Meisten „learning by doing“. Wenn man aber keine Informationen hat, wie eine Ablage aufgebaut werden kann, dann macht man es halt so, wie man es für richtig hält - und das ist manchmal suboptimal. Suchen kostet Zeit, Zeit ist knapp und den gesundheitlichen Aspekt, aufgrund eines steigenden Blutdrucks bei längerem Nicht-Auffinden des gesuchten Vorgangs, habe ich dabei noch gar nicht berücksichtigt.

 

Die Suche nach den richtigen Dokumenten gilt als Effizienzkiller. Die Produktivität im administrativen Bereich liegt nach Schätzungen bei 50 bis 60 Prozent!

 

Insbesondere im Zuge der Digitalisierung und des Co-Workings (auch über Home Offices) ist es immens wichtig Strukturen zu schaffen, die sowohl digital als auch analog einen standardisierten Zugriff auf Unterlagen möglich machen.

 

Ablagesysteme - chaotische Lagerhaltung?

 

Wie Sie ihre Ablage aufbauen ist Ihre Sache! Na ja, nicht ganz…

Es gibt gewisse Grundlagen, die unsere Sinne ansprechen und uns helfen instinktiv richtig zu arbeiten.

 

Wie sieht ihr Büro denn aus?

SO? oder

Wo würden Sie lieber etwas suchen? Oben oder Unten?

 

Der wichtigste Grundsatz bei einer strukturierten Ablage ist das VISUALISIEREN.

Farben und Bilder erfasst unser Gehirn viel schneller als Buchstaben. Auf dem oberen Bild ist alles chaotisch durcheinander. Wird ein Ordner an der falschen Stelle wieder in das Regal hineingestellt, sucht sich der nächste Mitarbeiter, der den Ordner benötigt „einen Wolf“. Auf dem unteren Bild erkennen Sie sofort, falls der blaue Ordner zufällig falsch bei den roten steht.

 

Viele weitere, einfache Hilfsmittel können Ihnen dabei helfen, Ihr Büro besser zu organisieren.

 

 

Nur eines kann Ihnen keine Prozessoptimierung abnehmen: „A“ kommt vor „Z“ und „N“ vor „O“! 

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Kommentare: 5
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